Videoconferencias: La solución digital en tiempos de crisis

Sabemos que aunque la reunión sea virtual o presencial, la impuntualidad es una descortesía. Al igual que en la vida real, en las videoconferencias se valora que la gente se tome estas instancias absolutamente en serio.

 

Francisco Ackermann, gerente comercial de Capitalizarme.com, lleva tiempo trabajando mediante videoconferencias y reuniones digitales con Perú y EE.UU y es por esto que aconseja ser cortés y la puntualidad a la hora de comenzar una reunión online.

 

“En las videoconferencias se retiene menos que en las reuniones físicas, entonces hay que verificar que la conexión ande bien, porque si además se escucha de forma entrecortada se vuelve algo muy difícil. Las pruebas se hacen antes’, declara. ‘La puntualidad es clave: no porque sea virtual tienes todo el tiempo del mundo o puedes hacer esperar a otras personas; el que organiza debe estar antes, porque igual que en la vida real no hay nada peor que la persona que te invitó a tu reunión llegue tarde”.
En estos tiempos de crisis, Capitalizarme.com no se ha quedado atrás en la innovación, pues se han implementado diferentes herramientas para poder realizar el trabajo en forma online. Algunas de las herramientas utilizadas para videoconferencias son Zoom, Skype, Ring, Google Hangout. “Si es una plataforma con la que estás habituado hay que descargarla con tiempo y no hacerlo a última hora. Por ejemplo, ahora hay un boom de Zoom, entonces hay que habituarse a usarla y ver sus funcionalidades. De lo contrario se crean inconvenientes en las reuniones que podrían evitarse, del tipo ¿me escuchas o no?”, es lo que nos aconseja Anabell Mora, brand manager de Laboratoria.

Francisco Ackermann nos recuerda fijarse en qué se distingue detrás del que habla: mejor evitar el desorden de ropa y otros distractores. “En Zoom se puede usar un fondo virtual en tu videoconferencia; para acceder hay que ir al menú de abajo a la izquierda y hacer clic donde dice Choose virtual background. Si bien hay algunos de playas o cosas más de relajo, lo ideal es usar un sólo color o algo que transmita más seriedad: nosotros usamos uno que tiene nuestro logo”.

En caso de que las conexiones nos fallen, es necesario contar con un plan B: ‘Si no anda el wifi, puedes apoyarte en el plan de datos de tu celular y compartir conexión con tu computador’, sugiere Mora.

En las videoconferencias, el presentador es la pieza clave y se le debe dar el espacio para realizar la conferencia. Sin embargo, como participante, en caso de ser necesario, también puedes intervenir. El correcto uso del micrófono es fundamental, “si no eres presentador, mantén tu micrófono siempre silenciado; cuando quieras hacer una pregunta, en vez de quitar el silencio por completo mantén apretada la tecla Espacio para hablar y la sueltas cuando estés listo. Así te quitas el silencio de manera temporal y vuelves a ponerte en silencio automáticamente cuando lo sueltas”, explica Lucas Goycoolea, marketing manager de VTEX.
Finalmente, Francisco Ackermann nos recuerda preparar nuestra ubicación física al realizar una videoconferencia: “La actitud durante la reunión virtual debe ser la misma que al enfrentar una reunión en persona; no estar con la tele en mute y con el computador entre las piernas. Hay que preparar el lugar en el que voy a estar”.

 

Fuente: www.lun.com

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